BTW is misschien wel het beroemdste of beruchtste letterwoord uit het zelfstandige bestaan. De letters staan voor Belasting over de Toegevoegde Waarde. Zoals de naam al zegt gaat het om een extra heffing die je klant betaalt bovenop de prijs die jij vraagt voor jouw product of dienst. Dat geld mag je jammer genoeg niet houden. Je moet het doorstorten naar de overheid.

Hoe wordt de BTW berekend?

In feite ben je als zelfstandige een soort doorgeefluik. Je ontvangt de BTW die de consument aan jou betaalt. Daarnaast hou je ook heel goed bij hoeveel BTW je zelf betaalt op je aankopen.

Is de BTW die je ontvangt groter dan de BTW die je betaalt, dan stort je het verschil tussen beide bedragen door aan de overheid. Is de BTW die je ontvangt kleiner dan de BTW die je betaalt, dan krijg je het verschil in BTW terug. Het verschil tussen de ontvangen BTW en de betaalde BTW geef je door aan de overheid via een BTW-aangifte.

De verschillende BTW-tarieven

Er bestaan in ons land 3 verschillende tarieven. 6%, 12% en 21%. Het tarief dat jij moet hanteren hangt af van wat je verkoopt. Ga te rade bij je boekhouder. De maatstaf van 21% is het vaakst van toepassing. Maar restaurant- en cateringdiensten en bereide maaltijden in de horeca betalen 12% BTW. Voor niet-bereide maaltijden daarentegen zoals kaas, chips, worstjes en dranken en afhaalmaaltijden is het dan weer 21%. 6% BTW is dan weer van toepassing op ondermeer basisproducten zoals voeding en dranken en voor geleverde diensten met een sociaal karakter zoals levensnoodzakelijke producten, personenvervoer en landbouwdiensten. 0% BTW is er dan weer voor dag- en weekbladen.

Het kan ook gebeuren dat je verschillende tarieven moet hanteren. Dat is bijvoorbeeld het geval als je een restaurant wil openen. Op dranken geldt de maatstaf van 21%, terwijl op spaghetti bijvoorbeeld maar een maatstaf van 12% wordt gehanteerd.

De BTW-aangifte

Als starter heb je de keuze: per kwartaal of per maand. Kies je voor de kwartaalaangifte, dan dien je deze online in. Dat kan online gebeuren uiterlijk op de 20^ste van de maanden januari, april, juli en oktober. Die aangifte gebeurt dan telkens voor het voorafgaande kwartaal. Met andere woorden: de BTW die je incasseerde in de maanden januari, februari en maart dien je in tegen 20 april.

Betalen of terugkrijgen?

Na het indienen van je aangifte volgt de rekening. Krijg je meer BTW binnen dan je zelf betaalde, dan dien je dat te betalen. En uiteraard doe je dat tijdig. Betaalde je zelf meer BTW dan je ontving, dan krijg je terug. Kijk wel uit: de BTW-administratie doet dat niet uit eigen beweging. Kruis daarom op je BTW-aangifte het desbetreffende vakje aan. Zo maak je duidelijk dat je de teveel-betaalde-BTW terug wil.

Waarom moet je als starter een BTW-nummer aanvragen?

Je BTW-nummer is als een pasje om binnen en buiten te gaan. Dit unieke identificatienummer vereenvoudigt innen en doorstorten van de BTW. Daarom moet je het verplicht vermelden op alle documenten van je zaak, tenzij je vrijgesteld bent van BTW. Het aanvragen van je BTW-nummer kan je doen bij je ondernemingsloket of bij je boekhouder. Kies je voor de eerste optie? Dan worden in één moeite daar ook alle andere wettelijke administratieve stappen gefikst zoals je ondernemingsnummer, je aansluiting als zelfstandige en de aanvraag van eventuele vergunningen. Zo staat je zaak meteen in de startblokken. Reken op 3 tot 5 werkdagen voor de activatie van je BTW-nummer. Laat vervolgens de champagne maar knallen. Je bent nu officieel zelfstandige.

Kan je vrijgesteld worden van BTW?

In sommige gevallen kan je een vrijstelling van BTW aanvragen. Bij vrijstelling van BTW heb je wel een BTW-nummer maar je rekent aan je klant geen BTW aan. En je stort bijgevolg ook niets door aan de overheid. De BTW-vrijstelling voor kleine ondernemingen kan je aanvragen wanneer je jaaromzet lager ligt dan € 25.000 exclusief BTW. Let wel, het gaat wel degelijk om de omzet van een volledig jaar en wordt dus in je eerste jaar pro rata gerekend.

Sommige zelfstandigen kunnen niet kiezen voor de BTW-vrijstelling. Dat is het geval wanneer je werken doet in onroerende staat. Denk maar aan aannemers, schrijnwerkers, behangers, klusjesmannen, tuinmannen en ruitenwassers.

Voordelen van de BTW vrijstelling

Je bent goedkoper voor particulieren. Dat komt omdat je geen BTW bij je prijs betaalt. Zo kan je goedkoper zijn of een hogere winstmarge hanteren. Je dient immers geen BTW aangifte in te dienen. Dit dien je voor 31 maart van elk jaar op te maken. Behalve wanneer je geen omzet hebt geboekt. In dat geval spreken we van een 0-aangifte. Het nadeel: je bent duurder voor zelfstandigen met een BTW-nummer. De medaille heeft ook een keerzijde. Je tarief exclusief BTW is relatief hoog wat jou minder interessant maakt voor BTW-plichtige ondernemers. Zij verkiezen een factuur met BTW die zij vervolgens kunnen recupereren. Je kiest dus beter niet voor de vrijstellingsregeling als je enkel aan bedrijven levert. Nog een nadeel: voor jou is alles 21% duurder. Jij dient zelf BTW te betalen bij leveranciers die de vrijstelling niet gebruiken. Dat geld kan je niet recuperen omdat je geen BTW-aangifte indient. Kies dus niet voor de vrijstelling als je veel aankopen doet voor je zaak want dan is het beter om die BTW terug te krijgen. Je belemmert misschien ook je groei. Lopen de zaken als een trein en stijgt je omzet boven de €25.000 dan ben je verplicht om BTW aan te rekenen, met andere woorden: om een prijsverhoging door te voeren. Dat kan klanten afschrikken. Of de BTW-vrijstelling al dan niet interessant is voor jou, bespreek je best even met je boekhouder.